Yazılı İletişim Nedir? Tanımı, Türleri ve Özellikleri

Yazılı iletişim, yazı, metin veya semboller kullanılarak gerçekleştirilen bir iletişim türüdür. Bu tür iletişimler, mektuplar, notlar, e-postalar, raporlar, mesajlar ve metin mesajları gibi her türlü yazılı yazışmaları içermektedir.

Aynı zamanda, yazılı iletişim, işletmeler ve kuruluşlar arasında resmi iletişim biçimi olarak kabul edilir. Bu nedenle, seçilen kelimelerin doğru, eksiksiz, özlü ve profesyonel olması gerekir.

Yazılı iletişim örnekleri:

1. E-postalar.
2. Metin mesajları
3. Blog gönderileri.
4. İş mektupları
5. Resmi yazılı belgeler.
6. Raporlar.
7. Teklifler.
8. Sözleşmeler.

Ayrıca, yazılı iletişime dahil olan daha fazla örnekler mümkündür yukarıda vermiş olduğumuz liste sadece birkaçını içermektedir.

Yazılı iletişimin önemi

Yazılı iletişim, modern bilgi çağında sahip olunması gereken çok önemli bir beceridir. Özellikle iyi bir yazılı iletişim becerisine sahip olmak kariyeriniz ve iş yeriniz için büyük önem taşımaktadır.

Ayrıca, iş yerlerinin çoğu E-posta, resmi mektuplar, notlar, metin mesajları veya çevrimiçi mesajlaşma yoluyla yazılı olarak iletişim kurmanızı gerektirir.

Yazılı İletişim Türleri

En yaygın yazılı iletişim türlerinden bazıları şunlardır:

Ticari faaliyetler için dahili olarak kullanılan çeşitli yazılı iletişim biçimlerinden bazıları şunlardır:

• Notlar
• Raporlar
• Bültenler
• İş tanımları
• Çalışan kılavuzları
• E-postalar
• Anlık mesajlar

Genellikle müşterilerle veya diğer işletmelerle kullanılan yazılı iletişim örnekleri şunları içerir:

• E-posta
• internet siteleri
• Edebiyat
• Teklifler
• Telgraflar
• Fakslar
• Kartpostallar
• Sözleşmeler
• Reklamlar
• Broşürler
• Haber bültenleri

Yazılı iletişim Türleri ve Özellikleri

Yazılı iletişim, birçok iş durumunda bir amaç için kullanılabilecek farklı yazılı iletişim türleri içermektedir. Böylelikle bu türler kendileri arasında farklı kategorilere ayrılırlar.

1. İşlemsel Yazılı İletişim

İşlemsel yazılı iletişim, Okuyucudan bir yanıt almak için gönderilen yazılı iletişimleri ifade eder. Örneğin bir toplantı talep etmeyi, bir rapor istemeyi veya bir açıklama yapmayı içerir.

• İşlemsel yazma, iş mektupları, arkadaşça e-postalar, davetler, konuşmalar ve röportajlar gibi çok çeşitli metin türlerini içerir.

2. Bilgilendirici Yazılı İletişim

Bilgilendirici yazılı iletişim, alıcının yararına bir mesaj ileten göndericiyi içermektedir. Özellikle bilgilendirici mesajlar okuyucuların sorunları ve şüpheleri olduğu durumlar dışında herhangi bir yatı gerektirmez.

Bilgilendirici mesajlar duruma bağlı olarak kısa veya uzun, resmi veya gündelik, odakta dahili veya harici ve yapısal olarak doğrudan veya dolaylı olabilir. Tüm iletişim biçimleri gibi, bilgilendirici mesajların amacı, anlayışı teşvik etmek, eylemi teşvik etmek, düşünmeyi teşvik etmek veya fikirleri teşvik etmektir.

• Çevrimdışı veya çevrimiçi kanallar aracılığıyla yapılabilir. Örneğin, bir kişiye veya gruba gönderilen bir e-posta veya notları içerebilir.

3. Öğretimsel Yazılı İletişim

Öğretimsel yazılı iletişim, alıcılara belirli bir görevle ilgili talimat vermeyi içerir. Böylelikle bu mesajların ayrıntılı ve anlaşılması kolay olması çok önemlidir. Alıcının konuyu net ve kapsamlı bir şekilde anlamasını sağlamak için temel bilgileri dahil etmek her zaman gereklidir.

Öğretimsel iletişim neden önemlidir?

İletişim etkili bir biçimde kullanıldığında hem öğrencilerin hem de öğretmenlerin öğrenme aşamalarını daha kolay hale getir.

• Öğrencilerin hedeflerine daha kolay ulaşmasına yardımcı olur.
• Genişletilmiş öğrenme yeteneklerini artırır.
• Öğrenci ve öğrenmek arasındaki bağlantıyı güçlendirir ve genel olarak olumlu bir izlenim yaratır.

Yazılı İletişimin Avantajları

Yazılı iletişimin en önemli avantajı, mesaj mükemmel olana kadar birçok kez yeniden düzenlenebilir ve yazılabilmesidir. Aynı zamanda alıcıya da aynı faydaları sağlar. Böylelikle alıcı mesajı okuyabilir, gözden geçirebilir ve uygun bir mesajla yanıt verebilirler.

Yazılı iletişimin diğer bazı avantajları şunlardır:

• Referans noktası olarak çalışır.
• Kalıcı bir kayıttır.
• İzlenebilir.
• Net bilgi sağlar.
• Alıcının incelemek ve yanıt vermek için yeterli zamanı vardır.
• Yasal bir belge olarak kullanılabilir.
• Siparişler, bildirimler ve raporlar bu iletişim biçimi aracılığıyla gönderilebilir.
• İşletmeler arasında resmi bir iletişim yöntemidir.

Yazılı İletişimin Dezavantajları

• Kaynak ve zaman gerektirir.
• Geri bildirim zaman alır.
• Düzgün yazılmazsa, yanlış anlamalara ve yasal sorunlara neden olabilir.
• Mesaj gizliliğini korumak zordur.
• Mesaj gönderildikten sonra değiştirilme esnekliği yoktur.
• Etkili yazılı iletişim, dil ve kelime kullanımında büyük beceri ve yeterlilikler gerektirir. Kötü yazma becerileri ve kalitesi, kuruluşun itibarı üzerinde olumsuz bir etkiye sahiptir.
• Çok fazla kağıt işi ve e-posta yükü söz konusudur.

Etkili yazılı iletişimin nitelikleri

Tüm etkili yazılı iletişim biçimleri şu niteliklere sahiptir:

1. Açıklık: Etkili iletişim açık ve anlaşılır bir dille yazılmalıdır.
2. Bağlantı: Etkili bir yazılı iletişim, gönderici ve alıcıyı birbirine bağlamalıdır.
3. Neden: İletişim, mesajın gönderilme nedenini göstermeli ve ayrıntıları içermelidir.
4. Kesinlik: Mesaj gereksiz bilgiler içermemelidir; kilit noktalara bağlı kalmalıdır.
5. Doğruluk: Yazılı iletişimde verilen bilgiler doğru olmalıdır. Bilgilerin yanlış olması yasal bir soruna neden olabilir.

Etkili Yazılı İletişim Kurmanın Yolları

Etkili yazma, kelimelerin dikkatli bir şekilde seçilmesini, iletilen bilginin (cümlelerin) doğru sırayla düzenlemesini ve cümlelerin uyumlu bir şekilde oluşturulmasını içerir. Ayrıca yazma sözlü iletişimin aksine daha resmi ve geçerliliği güvenilirdir.

Etkili yazılı iletişim beş unsurdan oluşur:

1. Kısalık (Okumayı kolaylaştırın)

Yazılı iletişim kısa ve öz olmalıdır. (Kısalık, bir konu veya fikir hakkında tam bilgiyi birkaç kelimeyle iletmektir)

• Kısa metin ve bol miktarda beyaz boşluk içeren e-postalar, notlar, mektuplar ve web sayfalarının okunması, metin ağırlıklı iletişimlerden daha kolaydır. 
• İçeriğinizi okunması ve anlaşılması kolay paragraflara veya bölümlere ayırın. 
• Bu, özellikle izleyiciler web içeriği ve e-postalar gibi bir ekranda okurken önemlidir. 
• Metninizin daha kolay anlaşılmasını sağlamak için madde işaretleri, başlıklar ve kısa paragraflar kullanın.

2. Netlik (Konuda kalın)

Netlik esastır. Karmaşık ve uzun ifadeler okuyucuyu yavaşlatacağından paragrafları ve cümleleri kısa tutun. Yalnızca okuyucuya değer katan ve ana hedefinize odaklanan kelimelere yer verin.

• Netlik, basit bir dilde yazarak ve spesifik ve sağlam bilgiler sağlayarak elde edilebilir.

3. Hedefinizi belirleyin ve açıkça belirtin

Etkili yazılı iletişimin, okuyucuya ilettiğiniz açık bir amacı vardır. Okuyucunun ne yapmasını veya bilmesini istediğinizi açık kelimelerle açıklayın.

4. Aktif ses kullanın

Aktif ses, yazınızı güçlendirir ve ifadelerinizin daha kolay anlaşılmasını sağlar. Aynı zamanda aktif ses okuyucunun ilgisini ve dikkatini çeker. 

• Pasif sese bir örnek, “Mektup tarafımdan gönderildi” şeklindedir. 
• Aktif bir sesle yeniden yazarsanız, bu ifadeyi daha net ve özlü bir şekilde iletebilirsiniz: “Mektubu gönderdim.”

Bu nedenle yazılarınızda pasif bir ses yerine aktif bir ses kullanmanız tavsiye edilir.

5. Doğru tonu kullanın

Ton, yazınızın daha etkili olmasına yardımcı olabilir. Muhtıralar gibi bazı iletişim biçimleri resmi bir ton gerektirir. Bununla birlikte, bir arkadaşa yazmak, gayri resmi bir ton gerektirir. Kullandığınız ton, yazının amacına ve dinleyiciye bağlıdır.

Örneğin, iş durumunda yazılı iletişim her zaman profesyonel olmalıdır.

6. Dilbilgisi ve Noktalama İşaretleri

Doğru noktalama işaretleri, yazım ve dil bilgisi çok önemlidir. yazınızı daha profesyonel hale getirir ve amacınızı daha doğru bir şekilde iletmenizi sağlar.

Yazılı iletişimi geliştirmek için izlenebilecek diğer ipuçları ve püf noktaları şunlardır:

• Yazmadan önce amacınızı ve hedef kitlenizi bilmelisiniz.
• Bilinmesi gereken önemli ayrıntıları ekleyin.
• Açık ve iyi organize edilmiş bir rapor sunmak için ana hatlardan yararlanabilirsiniz.
• Çalışmanızı dikkatli bir şekilde düzenlemek çok önemlidir.

Son olarak dil bilgisi, yazım denetimi için Microsoft Office programını kullanabilirsiniz.

7. Basit tutun

Jargon, ifadeler veya büyük veya karmaşık kelimelerden kaçının. Şirketinize veya sektörünüze aşinalıklarından bağımsız olarak, okuyucunun ne söylediğinizi anlamasını kolaylaştırmak istiyorsunuz.

8. Profesyonel olun

İş için yazarken içeriği profesyonel tutun. Okuyucunun amaçladığınızdan farklı yorumlayabileceği şakalar yapmaktan veya hassas konuları tartışmaktan kaçının. Özellikle resmi iletişimlerde profesyonel bir ton, okuyucunun size güvenmesini ve saygı duymasını sağlar.

9. Alıştırma

Ne kadar çok yazarsanız, yazılı iletişim becerileriniz o kadar güçlenir. Böylelikle aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli iletişim türlerini sık sık yazma alıştırması yapın:

• E-postalar
• Edebiyat
• Basın yayınları
• Blog gönderileri
• Notlar
• Raporlar
• Web sitesi içeriği

Örneğin, kuruluşunuzun göndermeyi veya yayınlamayı planladığı belgeler yerine varsayımsal basın bültenleri ve reklam metni yazmayı düşünün. Bir arkadaşınızın veya iş arkadaşınızın yazınızı okumasını ve size geri bildirimde bulunmasını sağlayın, böylece yöneticiniz sizden profesyonel bir iletişim yazmanızı istediğinde neleri geliştirmeniz gerektiğini bilirsiniz.

Bunlara ek olarak, şimdi iş becerilerinizi geliştirmek için etkili yazma iletişiminin bazı kolay tüyolarına bir göz atalım.

İş hayatında yazılı iletişimin önemi nedir?

Şirketler, yaptıkları hemen hemen her şeyde yazılı iletişimi kullanırlar. İşte bu iletişim biçiminin işletmeler için önemli olmasının birkaç nedeni:

1. Doğruluk ve Kesinlik

Birçok iş iletişimi uzun ve karmaşık hale gelebilir ve anlaşılması zaman alabilir. Özellikle dikkatle yazılmış raporlar ve belgeler karmaşık gelebilecek mesajların bile daha doğru ve anlaşılır olmasını sağlamaya yardımcı olur.

Yazılı metinlerin en önemli avantajı, Telefon görüşmeleri gibi sözlü iletişimlerde yanlış anlamaların önüne geçmesidir.

2. Kalıcı Kayıt Oluşturur

Yazılı kayıt, özellikle bir veya daha fazla kişi tarafından imzalandığında daha resmi bir önem taşır. Özellikle bir anlaşmanın kalıcı bir kaydı olarak hizmet eder ve gelecekte oluşabilecek sorunlar için kanıt niteliği taşır.

Tüm yazılı iletişim biçimleri, fikirlerin, olayların, önerilerin ve diğer gerçeklerin kalıcı bir kaydı haline gelir.

• Kayıt, özellikle dijital ortamda yazılmışsa, işletme sahiplerinin bilgilere hızlı bir şekilde erişmesine yardımcı olur.
• Yazılı iletişim yasal işlemlerde de kullanılır ve şirket aleyhine açılan olumsuz davaların tek savunması olabilir. 
• Örneğin, eski bir çalışan işten çıkarılması için bir neden olmadığını söyleyebilir ve size dava açabilir. 
• Çalışanı, çalıştığı süre boyunca açıkça belgelenmiş şikayetler ve etik kural ihlalleri sunarsa, nedenini gösterebilirsiniz.

3. Yazılı iletişim Sadık İlişkiler Kurar

İletişim, mesajları ileterek ilişkiler kurmakla ilgilidir. Açık mesajlar, yazar ve okuyucu arasında güven ve bütünlük oluşturmaya yardımcı olur. 

• İyi yazılmış iletişim, hedefleri tanımlamaya, sorunları tanımlamaya ve çözümlere ulaşmaya yardımcı olur. Bu, işin her alanında önemlidir. 
• Yöneticiler, personelin direktifleri kafa karıştırmadan anlaması için açık bir şekilde notlar yazmalıdır.
• Satış temsilcileri, potansiyel müşteriyi heyecanlandıracak şekilde özellikleri ve faydaları açıklamalıdır.
• İnsan kaynakları yöneticileri, herhangi bir olayı objektif olarak not etmeli ve rapor vermelidir.

4. İyi niyet ve markalaşma

Yazılı iletişim markanızın bir parçasıdır. Genel olarak, çoğu harfin profesyonel bir tonu, ayrıca uygun Türkçe ve sağlam dilbilgisi becerileri olmalıdır. Özellikle bunlar olmadan, okuyucular şirketin iyi bir iş çıkaramayan okuma yazma bilmeyen insanlarla dolu olduğunu düşünebilir.

• Kişiselleştirilmiş yazılı mesajlar, olumlu ve saygılı profesyonel ilişkiler geliştirmeye yardımcı olur. 
• Müşteri ilişkilerini geliştirmek, olumlu bir izlenim yaratmak ve iyi niyet oluşturmanızı sağlar
• Yazılı iş mektupları bu durumları daha kişisel hale getirir ve bir dostluk duygusunu teşvik eder. Bu nedenle dolaylı iş geliştirme araçlarıdır.
• Mektuplar, bilgileri iletmenin ve iyi niyet oluşturmanın yanı sıra, onları gönderen şirketin olumlu bir imajını oluşturmaya da yardımcı olur. 
• Bir şirketin gönderdiği her mektup, kuruluşun değerleri ve kalitesi hakkında bilgi sağlar.

Çoğu iletişimin tonda profesyonel olması gerekse de sosyal medya ve e-posta gibi belirli yazılı biçimler, markanıza biraz kurumsal kişilik eklemenize olanak tanır. Bu, markanızı geliştirmek ve kurmak için önemlidir.

Son olarak, İşletmeler bunu hedef kitleye mesaj iletmek, talimat vermek ve diğer işletmelerle iletişim kurmak için kullanır. Yazılı iletişim dikkatli bir şekilde hazırlanmalı, doğru ve net bilgiler içermelidir.

İş iletişiminizde size yardımcı olacak 4 geçerli yazılı iletişim önerisi

İş mektubu, e-posta, kısa not veya başka herhangi bir iş içeriği türü olsun, iş iletişiminizde size yardımcı olacak 4 geçerli yazılı iletişim ipuçları:

1. Doğru kırtasiye malzemesini seçin

Son derece etkili olmak için, iş dünyasındaki yazılı iletişiminiz, doğru iş kırtasiye malzemeleri kullanılarak en iyi şekilde kanalize edilir.

• Bu, iş mektubunuzun şirketinizin antetli kağıdına yazılması veya basılması gerektiği anlamına gelir. 
• Notlar ve diğer iletişim biçimleri için bile aynı kural uygulanır.
• E-posta gönderirken, firmanızın logosunu mesaja eklemelisiniz.

Ayrıca, iletişim numaraları, ofis adresi ve e-posta adresi gibi diğer şirket bilgilerini mesajınıza dahil etmek için kendi takdirinizi kullanmalısınız.

2. Basit bir dil kullanın

Etkili bir yazılı iletişim için karmaşık kelimelerden kaçınmalısınız. Özellikle iletilmek istenen bilginin daha anlaşılır olması için basit kelimeler ve kısa cümleler kullanmanız önerilir.

Ayrıca özel veya teknik bir dil veya jargonu sadece gerekli olduğunda kullanmalısınız. Örneğin, teknik türde şeyler veya belirli bilgiler hakkında yazarken mesajınızda aşırı büyük harf kullanımı okuyucuya BAĞIRDIĞINIZI gösterir.

• Bir makale veya içerik yazımında CAPS LOCK’u (Büyük harf kilidi) kullanmaktan kaçının.

3. İyi organize edilmiş ve yapılandırılmış bir mesaj yazın

İyi yapılandırılmış bir mesaj kullandığınızda örneğin, giriş, gelişme ve sonuç her bölüm için ideal bir paragraf olacaktır.

• Giriş bölümü mesajın (bilginin) amacını içermelidir.
• Gelişme kısmı konu detaylarını içermelidir. Ayrıca, tüm bilgiyi tek bir sayfayla sınırlamaya özen gösterin bu okuyucuların sıkılmaması ve iletmek istediğiniz mesajı daha iyi anlamasını sağlar.
• Sonuç kısmı harekete geçirici mesajları içermelidir. (Okuyucunun sizi aramak veya size e-posta göndermek gibi belirli bir eylemi gerçekleştirmesini talep ettiğinizi ima eder.)

4. Her zaman düzeltin

Yazılı iletişiminizi optimize etmek için içerik metninizi düzeltmeyi hatırlamanız gerekir. Ayrıca içerik parçalarınızdaki her türlü hatayı gidermek için dikkatli bir şekilde okumalı ve düzeltme araçlarını kullanmalısınız.

Yazınızda yazım veya dil bilgisi hataları yaparsanız, özellikle iş hayatında yazılı iletişim söz konusu olduğunda, profesyonel imajınız üzerinde yanlış bir izlenim bırakır. Böylelikle Kitlelerinizle sonuç odaklı güven oluşturmak için içeriğinizi her zaman düzeltmelisiniz.

Yazılı İletişim Hakkında Son Düşünceler

Başarıya ulaşmak için iletişim esastır ve bu nedenle her zaman bir amaca hizmet edecek şekilde kullanılmalıdır.

Yazılı iletişim, özellikle işle ilgili ve mesleki durumlarda harika bir iletişim yolu haline geldi. Ayrıca Yazılı iletişim, sözlü iletişimin ve kişisel etkileşimin kritikliğini dikkatlice ortadan kaldırır.

Son olarak, Yukarıda belirtilen tüm ipuçlarına dikkat etmek, elbette, profesyonel ve kişisel yaşamınızda çok daha benzersiz bir başarı olasılığı sağlayacaktır.